El día a día laboral puede resultar agobiante ya que solemos recibir actividades de diferentes fuentes y con diversas fechas de entrega; además de que hay crisis que surgen de forma imprevista.

Fuente: http://ormuh.org.tr/

Esto suele ocasionar que nuestras actividades se salgan de control, dejando algunas de ellas de lado para atender las que son consideradas como urgentes y al final del día nos encontramos en un total estado de entropía.

Existe una técnica que nos ayuda a catalogar nuestras actividades en base a cuatro características:

  1. Muy importante y urgente.
  2. Muy importante, no urgente.
  3. No importante, urgente.
  4. No importante, no urgente.

En el primer lugar de relevancia, tendremos las actividades muy importantes y urgentes. Las actividades en esta zona son básicas e imperantes, su no realización puede repercutir seriamente en la empresa por lo que se les debe dar prioridad principal; por lo general son realizadas por uno mismo debido a su importancia.

En segundo lugar, se clasifican las actividades muy importantes no urgentes; ya que a pesar de que pueden esperar, es básico que se lleven a cabo para que no se conviertan en urgentes. Estas actividades pueden ser esperar en su realización y luego ser delegadas.

En tercer lugar se llevan a cabo las actividades clasificadas en el cuadrante de no importante y urgente, en las que son actividades que se deben hacer urgentemente pero no necesariamente repercuten en la empresa. Estas actividades son eventualmente llevadas a cabo por uno mismo o bien ser delegadas a tiempo para que no se conviertan en muy importante-urgente.

En cuarto plano están las actividad no importante y no urgentes las cuales simplemente no se llevan a cabo o se delegan a quien las califique de importantes o urgentes.

Con esta matriz de importancia/urgencia podemos clasificar, una a una, nuestras actividades y definir a qué darle prioridad y llevar a cabo inmediatamente o en su caso delegar la actividad en su totalidad; llevándonos a ser más productivos con nuestro tiempo y con la calidad de nuestros resultados.

@ceciliaeinstein

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