Un factor que favorecerá la administración de los proyectos es el manejo de juntas efectivas, como te hemos compartido en artículos anteriores.
El día de hoy quiero compartir contigo algunos tips de las cosas que no deben pasar en tus reuniones de seguimiento de proyecto o cualquier otra reunión.
- No contar con un moderador. Que será la persona que debe garantizar que la agenda se cumpla durante la reunión, pero además es quien deberá garantizar el enfoque y el cumplimiento de objetivos de la reunión
- Cambiar los comentarios de un participante. Si bien es cierto que algunas veces los participantes pueden perder el foco durante el desarrollo de la reunión, no debes permitir como líder que los comentarios de un participante sean modificados en el documento que se genere de la reunión.
- Decir a un participante que está mal. En conjunto con el punto anterior, siempre se debe ser objetivo cuando se infiera que algún comentario/información que otorgue un participante sea errónea. Siempre debes procurar realizar una aportación que permita aclarar el punto sin decir al participante que está en un error. Si consideras que el punto puede inferir en una mala toma de decisiones o desarrollo equivocado del proyecto, busca un espacio para reunirte con el participante y aclarar de forma personal la situación.
- Decir a los demás lo que deben hacer. Nunca olvides que formas parte de un equipo de alto rendimiento, cada uno de los miembros debe tener la capacidad de entender su trabajo y lo que debe hacer. Evita en lo posible ser quien le diga a cada persona qué es lo que debe hacer como parte de su trabajo.
- Hacer preguntas dirigidas. Cuando quieras conocer la opinión sobre un tema en específico utiliza frases como «Qué sucedería si…» o «Cuál ha sido una experiencia que puedan compartir…?, en lugar de «Tú que crees…» o «Tú que harías…»
- Discutir en la reunión. De ninguna manera debes permitir que existan discusiones en una reunión, de presentarse alguna situación tensa, es necesario que seas capaz de centrar la reunión en el objetivo de la misma y terminar la discusión en el instante.
- Dejar que alguien monopolice la reunión. Tener una reunión significa que cada uno de los participantes debe tener un objetivo específico, ya sea entregar reporte de avances, conocer sus opiniones sobre el desarrollo del proyecto o participar en la toma de decisiones. Durante el desarrollo de una reunión no debes permitir que alguno de los participantes no sea tomado en cuenta, no contribuya y/o no se le permita hablar; siempre debes tener en mente la capacidad con la que cuenta cada uno de los miembros de tu equipo y qué es aquello que necesitas que sea aportado en la reunión.
- Prolongar el tiempo de la reunión. Si el tiempo destinado para la reunión ha concluido, lo más recomendable en que se reagende una nueva sesión que permita cumplir con los objetivos que quedaron sin cerrar. Es común que pensemos que es mejor continuar para no perder tiempo después, la realidad es que la mayoría de las reuniones que se prolongan no cumplirán los objetivos y generan en los participantes frustración y desatención por estar pensando en lo que están dejando de hacer por continuar ahí. Es mejor dar un break y regresar después para garantizar la eficacia de la reunión.
Espero que estos tips puedan ayudarte a mantener reuniones efectivas.
Feliz emprendimiento.
