Una parte importante en el seguimiento de un proyecto, es el establecimiento de juntas periódicas para revisar los avances de cada una de las áreas funcionales, así como de la evaluación de los resultados obtenidos, hoy les daré 5 tips para hacer efectivas sus juntas.
Agenda
Para hacer productiva una junta, se debe de tener una agenda con los temas a tocar, de esta manera no se divagará en cualquier tema que vaya surgiendo al momento que se esté desarrollando la junta, es recomendable que exista un responsable de programar la agenda, a esta persona se le enviaran los temas a tratar e, incluso, los miembros participantes podrán sugerir diferentes tópicos de su interés. Es importante asignar tiempos a cada uno de los temas dentro de la agenda, de esta manera no se perderá el control y la junta no durará eternamente.
Minuta
Durante el desarrollo de la junta es importante tomar nota de todo lo que se dice, de esta manera se tendrá registro de los temas que se trataron en ella, aquí mismo se pueden asignar metas que se tienen que cumplir antes de la siguiente junta, de esta manera se revisarán resultados y se dirigirá la atención a los problemas que surgieron en la ejecución de las tareas. La minuta debe ser enviada a los miembros participantes, incluir los asistentes, la duración y fecha de la junta.
Moderador
El tener una persona que se encargue de dar la palabra a los miembros participantes, así como de marcar los tiempos para el cumplimiento de la agenda es algo sumamente relevante, de esta manera nadie se arrebatará la palabra y la duración de la junta será facilmente controlada. La persona que modere la junta debe ser otra distinta a la que lleve la minuta.
Wrap-up
Al terminar la junta, siempre es bueno resumir todos los puntos revisados y las metas sugeridas para la siguiente reunión, de esta manera los participantes tendrán claro los resultados obtenidos en la junta y recordarán facilmente sus obligaciones para el tiempo que tienen por delante y así podrán organizarse de una mejor manera.
Toma de Decisiones
Si existen temas extensos a revisar dentro de un equipo de trabajo que mantiene un sistema de juntas periódicas, es recomendable que el brainstorming se lleve acabo en dias previos a la junta, de esta manera al llegar a la junta se tomarán las decisiones y no se perderá el tiempo discutiendo nuevas ideas, así se llegará al concenso de manera más rápida. Si se quiere tener brainstorming recomiendo llevar a cabo sesiones dedicadas a ello.
¿Tienen algún tip que quieran compartir con nosotros? Nos gustaría conocer sus propias experiencias.
@Zrch
