Una medida recurrente en las empresas al momento de realizar sus planeaciones, en el ámbito financiero, es que incurran en la elaboración de presupuestos. Un presupuesto podría definirse como el instrumento que expresa en términos financieros, los objetivos que deben alcanzarse en el corto y largo plazo, así como las implicaciones existentes en un tiempo determinado.
Algunas de las funciones que tienen los presupuestos, además de la planeación y el control financiero, es para medir el desempeño que está teniendo la organización, por ejemplo, si se están alcanzando las metas o identificar desviaciones a los objetivos. Adicionalmente es una herramienta que puede emplearse con fines preventivos, es decir, detectar irregularidades antes de que ocurran, o detectivo, donde se identifica alguna desviación una vez en que se incurre.
Al momento de elaborar un presupuesto, debe evaluarse el concepto con el que se quiere presentar. La Alta Dirección de una empresa, al momento de celebrar su junta anual para autorizar el presupuesto anual, deben contar con los elementos suficientes para tomar una decisión más acertada. Es por ello que cada una de las áreas que integra a la organización debe de realizar un ejercicio a conciencia tanto de los gastos en los que pretenden incurrir, como los objetivos a los que se quieren llegar.
Cada una de las áreas debe de considerar los factores o drivers que serán utilizados para la construcción de cada uno de los presupuestos. Por ejemplo, el área de producción tiene una capacidad instalada para producir 10,000 unidades al año, esto quiere decir que aunque quisieran aumentar su productividad al 100%, no podrían pasar de la cantidad antes mencionada. Así mismo, el área de ventas tendrá que evaluar si puede desplazar entre sus clientes aquellas 10,000 unidades que fabrica producción. Qué decir de toda la materia prima e insumos que debe cotizar el área de Compras, buscando los mejores precios y calidad en beneficio de los consumidores. A todo esto, no se puede olvidar los gastos operativos como pueden ser gastos administrativos y de ventas. Del mismo modo, se pudiera dar el caso de efectuar algún tipo de inversión en maquinaria o equipo ya sea para la planta o para el personal.
Es por ello, que al conjugar los presupuestos de cada una de las áreas, se obtiene un presupuesto maestro. En este documento, se puede observar de forma general, tanto la actividad como los objetivos que están planteando las diferentes áreas para cumplir a lo largo del año o tiempo establecido. Sin embargo, una vez que se cuenta con el presupuesto maestro, a éste se le debe de dar seguimiento y observar de forma cuidadosa el comportamiento que tiene.
Durante el desarrollo del ejercicio, se pueden hacer cortes mensuales, bimestrales o trimestrales para analizar con mayor profundidad el desempeño de la empresa. Es por ello que debe establecerse si se piensa seguir con un presupuesto rígido o flexible. Los presupuestos rígidos no permiten ningún tipo de alteración a lo establecido y por lo general evalúan periodos de tiempo más cortos, para evitar cambios importantes debido a contingencias. En el caso de los presupuestos flexibles, al existir alguna eventualidad, el presupuesto se modifica con base en dicho acontecimiento y se actualiza, logrando comparar y evaluar información que se ajusta a la realidad de la empresa o entorno.
Un presupuesto puede ser tan completo y extenso como uno desee, o sencillo y conciso. Mientras más información se tenga sobre los costos, gastos en los que se incurre, así como la capacidad de los vendedores para desplazar algún producto o prestar un servicio y entendimiento del entorno, se podrán elaborar presupuestos más exactos. De esta forma se podrá reducir el margen de error y facilitará la toma de decisiones.
@aortegaher
