Para algunos las frases «tengo tanto por hacer y tan poco tiempo», «ya terminó mi horario laboral y no he terminado ni la mitad de cosas que debería tener lístas ya», «¿por qué mi día tiene tan solo 24 hrs.», «no tengo tiempo de ver a mis amigos o pareja», etc; es algo que pasa por nuestra mente constantemente.
Estos pensamientos son comunes y constantes en más personas y pueden deberse principalmente a una mala administración del tiempo.
Hoy quiero presentarte 5 ladrones del tiempo, que no son más que malos hábitos o costumbres con las que hemos comenzado a vivir de forma constante en nuestra vida labora. Estos ladrones del tiempo, con los que yo misma he convivido, pueden convertirse en un factor que te impida ser productivo.
Ladrón #1 Interrupciones. Esta sencilla, pero muy constante característica, normalmente es la suma de acciones generada por otros ladrones del tiempo, que no hacen más que detener la continuidad del trabajo que se está realizando. Un punto importante es que estas interrupciones te hacen tener muchos momentos de trabajo en lugar de una jornada continua de trabajo.
Una forma de minimizar el efecto negativo de las interrupciones puede ser la planificación del día de trabajo fijando actividades críticas a realizar en el día y, de ser posible, realizarlas en una sala de reuniones o si tenemos que estar en nuestro lugar de trabajo, podemos decidir no revisar el correo electrónico ni contestar llamadas durante el periodo mínimo de tiempo que se estableció para esas actividades.
Ladrón #2 Reuniones. En muchas empresas se sufre cuando se habla de reuniones de trabajo. Por más que se intenta convivir con el concepto de reuniones productivas o eficientes, es una realidad que la mayoría de las personas las ven como una pérdida de tiempo. Estás reuniones algunas veces ni siquiera son informadas con anticipación y es aquí cuando su impacto es más fuerte en nuestra jornada laboral. Si bien es cierto que a veces no está en nuestras manos el negarnos, si podemos realizar acciones que nos ayuden a eficientizar y concienciar sobre el uso excesivo de las reuniones de trabajo.
Algunas acciones a realizar pueden ser: Si tú eres el requerido, solicita a tu organizador de la reunión el objetivo de la misma, identifica de forma práctica tu papel en la reunión; pero principalmente actúa de forma proactiva e identifica si la reunión puede evitarse con una llamada telefónica, con el envió de un correo electrónico o simplemente teniendo un acercamiento más informal con la o las personas que están requiriendo de ti. Si eres quien requiere la reunión, asegúrate que sea el último recurso ya que la llamada telefónica o el correo electrónico no son suficientes y/o no son los canales adecuados para cumplir con los objetivos que buscas.
Ladrón #3 Internet. Esté ladrón es sin duda uno de los hábitos más difíciles de erradicar de nuestra vida. El internet es ya un medio de comunicación internacional que te permite estar en contacto con el mundo. Muchas compañías tienen como política interna la cancelación de los servicios de internet en los lugares de trabajo, pero al ser una tecnología que esta en constante desarrollo y un medio de comunicación masivo es uno de los hábitos más jóvenes y más difíciles de erradicar al alcance de muchos con un teléfono celular.
¿Qué hacer para controlar el tiempo que pasamos en internet? Si eres adicto de las redes sociales, de los blog y noticias, o simplemente eres un navegante curioso, intenta establecer el tiempo de tu día que dedicaras a esta actividad. Desactiva las notificaciones automáticas o configura su periodicidad de presentación, ya que estás se vuelven el distractor número uno sobre las actividades que estas realizando. Utiliza la herramienta de leer feeds y administra las suscripciones de tus blogs y páginas favoritas, así te ayudarás a seguir conectado pero sin lamentar al final del día haber invertido tanto tiempo y descuidando a tus actividades.
Ladrón #4 Email. Una de las herramientas que, junto con el internet, nos empeñamos a utilizar de forma inapropiada y que en el trabajo es uno de nuestros ladrones del tiempo que muchas veces nos hace sufrir en lugar de darnos un beneficio. Éste también es una de las fuentes, en cuanto a trabajo se refiere, de constantes interrupciones y estrés por ese necesidad de tener en ceros el inbox.
Algunos tips para vencer a este ladrón del tiempo son:
Establece dos o máximo tres horarios para revisar tu corros electrónicos. Procura que el turno de la mañana no sea la actividad número uno al llegar a la oficina. Si tienes otras actividades cotidianas, comienza con ellas y espera al rededor de 30 minutos para tener la primer consulta del día.
No lo tengas abierto. De ser posible una vez terminada cada revisión cierra tu bandeja, de esta forma no tendrás la necesidad de estar revisandolo constantemente. De no ser posible, trata con la desactivación de las notificaciones que generalmente se convierten en el distractor número uno cuando trabajamos con la computadora.
Ladrón #5 Teléfono. Sin duda una de las herramientas con la muchos «no podemos dejar de usar» por ser vital para la realización de nuestro trabajo, pero que utilizada de forma incorrecta merma nuestra productividad.
¿Cuándo el teléfono se convierte en un ladrón de tiempo? Cuando al final del día nos damos cuenta, porque sí nos damos cuenta, que hemos tenido conversaciones largas y sin sentido; cuando respondemos a todas y cada una de las llamadas porqué puede ser algo importante, incluso en medio de una conversación con alguien más o cuando estamos en otra llamada.
Puedes minimizar su efecto negativo si eres directo y preciso; si aprendes a no responder cuando sabes que estas desarrollando una actividad importante; si utilizas a tu amigo el buzón de voz, si la persona que te esta llamando tiene algo de prioridad cero que validar o revisar contigo, seguro te dejará un mensaje para informarte.
Te invito a hacer una reflexión e identificar el ladrón del tiempo que más va contigo, analiza cuánto tiempo de tu día laboral te roba y realiza una prueba aplicando alguna de las actividades para minimizar su efecto, válida cuanto tiempo puedes dedicar a ti fuera de la oficina y disfrutar haciendo lo que más te gusta
