En toda empresa uno de los primeros y más importantes pasos para que ésta pueda iniciar su incursión en el mundo de las franquicias o un proceso de expansión, es contar con manuales que le permitan una clara estandarización de procesos, imagen, sistemas, administración, comercialización, mercadotecnia, y todo lo necesario para su correcto funcionamiento.
Los manuales de operación son herramientas que permiten transmitir la información y conocimientos adquiridos o Know How, con la intención de lograr una correcta coordinación de procedimientos. Sin olvidar que transmiten de forma ordenada, metódica y sistemática la información de una organización sin importar su giro o tamaño. Representan un apoyo para responder a las dudas sobre la operación de tu negocio.
Es de suma importancia que los manuales sean elaborados con una metodología que incluya la participación de expertos en diversas áreas como administración, legal, reingeniería de procesos y psicólogos organizacionales, entre otros.
Elaborar un manual no solo es plasmar los pasos para el desarrollo de una actividad; éste debe ser de manera clara, entendible y manejable pero sobretodo con una metodología para contribuir a que los conocimientos sean transmitidos y comprendidos de manera más rápida y sencilla por tus empleados.
Para el caso de las franquicias, los manuales son documentos anexos al contrato principal, por lo que deben estar considerados en su texto, así como las reglas generales de operación pero concordando con el contenido. Como franquiciante te servirá de base probatoria en caso de que el franquiciatario no atienda al cumplimiento de dichas instrucciones y para demostrar la existencia de las normas operativas que están siendo incumplidas.
Al ser considerados como procedimientos de carácter confidencial, así como ventajas competitivas de negocio, estos no deben ser fotocopiados o entregados a otras personas ajenas a tu negocio porque se puede correr el riesgo de ser sancionados conforme a la legislación vigente. Un buen manual debe contener las siguientes características:
Debe ser claro, redactado de forma entendible, en un lenguaje accesible para los integrantes sin importar el nivel al que pertenezcan dentro de tu organización. Todo el personal debe seguir los lineamientos establecidos en los manuales, para que la operación del negocio sea igual en todas las franquicias o unidades de negocio.
Además, debe de ser específico en las instrucciones que se transmiten en él, por lo que se deben de llevar los procedimientos con todo el detalle necesario para que el franquiciatario pueda cumplir sin errores. Deben presentar un panorama general de la situación de la red de franquicias o unidades de negocio.
Siendo tan importante los manuales como receta de éxito, no olvides este elemento que es indispensable para iniciar tu carrera en el mundo de las franquicias ya que forma parte de la esencia de este modelo de negocio.
Franquicias y Negocios, Año 5, Número 48, Marzo 2009.
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