La administración de riesgos es un proceso sistemático, que tiene por objetivo reducir la incertidumbre en los proyectos. Es un proceso clave en la administración, y lo podemos aplicar para evitar amenazas y aprovechar las oportunidades.
Por ello comenzaremos con identificar la diferencia entre un problema y un riesgo, la cual radica en la probabilidad de que sucesos indeseables surjan ya que necesitamos tiempo para planear y prevenir.
Un riesgo es un evento incierto que si ocurre afectará positiva o negativamente en los objetivos. Para administrar los peligros en nuestros proyectos debemos:
1. Planear la gestión de riesgos: Lo anterior se puede lograr preguntándonos, quién es el responsable de dar seguimiento, qué herramientas y métodos se utilizarán y con qué periodicidad se revisarán los riesgos. Para lo anterior se puede hacer una matriz de evaluación de impacto, donde se analice la existencia de algún riesgo y cómo afecta en el costo, tiempo, alcance y calidad del proyecto. Otras prácticas son:
- Establecer calendarios de revisión de riesgos a lo largo de nuestro trabajo,
- Definir responsables,
- Definir los formatos que se utilizarán para el registro de riesgos y su seguimiento,
- Definir el presupuesto necesario para estas actividades y contemplarlo como parte del proyecto.
2. Identificar riesgos: Se debe identificar lo que podría afectar positiva o negativamente al proyecto. Una vez identificado, realizamos una lista sin descartar ningún riesgo por menos peligroso que parezca y lo compartimos con las personas clave del equipo de trabajo. Se puede hacer lo anterior a través de un mapa mental que describa los pros y contras.
3. Análisis cualitativo: Es importante filtrar los riesgos para saber a cuáles vamos a responder, y enfocarnos para aquellos que tengan la mayor importancia. Es muy conveniente utilizar un criterio unificado para asignar estos valores de forma objetiva; para lograr lo anterior se deben establecer criterios objetivos y claros para evaluar la probabilidad e impacto.
4. Análisis cuantitativo: Para los riesgos de mayor severidad es recomendable hacer también un análisis cuantitativo, ya que con él se puede evaluar y cuantificar el riesgo monetariamente hablando; aunque requiere de más tiempo. La fórmula para saber el valor monetario esperado es muy sencilla: el costo estimado del riesgo por la probabilidad. (CER*P=VME)
5. Planear la respuesta a los riesgos: Hay que tener un plan de respuesta que incluya estrategias y acciones definidas para prevenir los riesgos. Lo anterior se puede plasmar en un cronograma con las actividades calendarizadas y con responsables asignados. Incluso no sólo puede existir un plan por cada riesgo, sino que se pueden contemplar más planes de acuerdo al nivel de crisis.
6. Controlar los riesgos: A lo largo del proyecto se debe dar seguimiento continuo a los peligros identificados, así como programar revisiones donde se contemple si la probabilidad de riesgo y su impacto siguen siendo el mismo o cambio, revisar que se efectúe la evaluación de los resultados en los planes de respuesta y su efectividad, y que se realice la identificación de riesgos (por si hubiesen surgido nuevos). En pocas palabras: se deben reevaluar los peligros constantemente y dar seguimiento a los mismos.
Aunque es cierto que los riesgos en los que hemos caído representan una valiosa experiencia de aprendizaje en los proyectos, es necesario saber administrarlos para potencializar el éxito de nuestro proyecto.
¿Has tenido alguna experiencia con riesgos en tu proyecto? Cuéntanos.
Fuente
– Rodríguez, L. (199); Comunicación de empresas en entornos turbulentos, ESIC: Madrid.
– evoryt.com/ EVORYT. Administradores de proyectos
