Estás a un par de semanas semanas de un evento importante y pocas personas han confirmado su asistencia. ¿Qué hacer? En Factual hemos tenido experiencias exitosas al usar las redes sociales para convocar a eventos como el Festival de Innovación Social Catapulta, en Oaxaca, o el segundo aniversario de FuckUp Nights. ¿Cuál es el secreto? Enfocarte en los detalles y en un punto esencial: la convocatoria, pieza clave de todo evento.
Estos tips ayudarán a que tu evento se llene:
- Identifica a tu público. El primer punto es definir cuál es el perfil que queremos que asista y por qué. No existe evento exitoso sin la gente indicada.
- Usa las redes sociales donde esté tu público. Facebook y Twitter no pueden faltar, pero considera si es un evento profesional, sectorial u orientado al B2B, usar LinkedIn y comunicar tu evento ahí también. Si cuentas con tiempo y recursos usa: Youtube, Instagram, Flickr para compartir fotografías o videos. No hay nada como calentar motores al evento con videosteaser. El contenido que generes será la base del engagement pre-evento y durante el mismo.
- Crea una web específica del evento con mensajes clave. Lugar, día, programa, invitados especiales, presentador, etc. Es tu escaparate al mundo, así que no lo descuides en diseño y mensajes que expliquen claramente qué es el evento y por qué deben de asistir. También es recomendable que en Facebook crees un evento desde tu fanpage e invites directamente.
- Crea una página de inscripciones y/o venta online con llamados a la acción. Aprovecha que tienes al interesado ahí para llevarlo a la acción y que se inscriba como asistente. Vincula esta página con alguna de las plataformas de registro para eventos o taquilla virtual como Boletia y Eventbrite.
- Crea un hashtag sencillo para el evento. El hashtag debe ser corto y recordarse fácilmente, ¡solo tienes 140 caracteres en Twitter! Lo ideal es que empieces a moverlo antes del evento. Da a conocerlo en redes sociales y así tus seguidores se familiarizan con él. Antes de comunicarlo asegúrate de que el hashtag que uses sea único y no se haya utilizado. Esto puede llevar a confusión y asociar tu evento con una marca u otro evento distinto. Puedes recurrir a herramientas como Hashtracking para comprobar la disponibilidad de hashtags y hacer seguimiento en vivo del mismo
- Diseña piezas de comunicación. En este punto puedes efectuar varias acciones. Lo primero es crear un diseño gráfico específico del evento donde presentes a los speakers y los datos clave del evento. Ten en cuenta crear piezas para todos los formatos: imágenes para Facebook, Twitter, el sitio web y para enviar a tu base de datos por mailing.
- Haz tweets y post “social friendly”. Para aumentar las posibilidades de que asistentes y contactos amigos compartan el evento en redes sociales, crea tweets y post predeterminados para que con tan solo copiar y pegar compartan con su comunidad.
- Programa el “save the date”. En tu comunicación programa post, tweets y mailings periódicos sobre tu evento: “el aparta la fecha”, la venta de entradas o inscripciones, la agenda, la cuenta regresiva para el evento y toda la información relevante y de última hora que quieras compartir.
- Otorga becas para asistir a tu evento. Haz alianzas con organizaciones y medios de difusión amigos para otorgar becas y descuentos especiales para su comunidad.
- Comparte fotos y testimonios del evento pasado. Recopila material multimedia digno de recordar y compártelo para generar expectativa del próximo evento.
En Factual trabajamos para mejorar la comunicación digital de organizaciones que tienen impacto social o ambiental positivo.
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