Hay a quienes les gusta vivir al día y a la expectativa de lo que puede suceder. Pero cuando tienes que cumplir con algún proyecto o actividad de trabajo, ¿por qué no les funciona igual? Porque no planean con anticipación. Regresando al tema de los elementos básicos del tiempo, como lo mencione anteriormente; lo primero es hacer el diseño de tus objetivos, pero sobretodo hay que tomar en cuenta que también tienes que hacer un plan de contingencia.
De esta manera solamente es que podrás optimizar tu tiempo y ser dueño de la situación. Al diseñar tus objetivos, es recomendable que estén alineados con tus valores, establecer un tiempo definido, que sean claras y específicas, y establecer prioridad para cada uno de ellos. Para determinar la prioridad puedes dividirlo en 3 categorías:
La prioridad A es la más importante de hacer porque incluye actividades decisivas y cuentas con tiempo limitado. La prioridad B es porque debes de hacerlo, pueden ser no tan esenciales y cuentas con más tiempo para realizar las actividades. Y la prioridad C es la deseable de hacer pero no la más importante, puedas hacer estas actividades cuando no tengas tanta presión.
Para saber cómo determinar la prioridad a cada objetivo u actividad, toma en cuenta el criterio de juicio, relatividad y tiempo para saber la frecuencia y limite que le pondrás a cada uno. Algo que te puede ayudar a revisar cómo estás organizando tus tareas es haciéndote las siguientes preguntas: ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran? ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores?
Al plantearte esas preguntas podrás saber qué tan importantes son tus actividades, además de identificar que puedes cambiar en tu día a día para poder realizar las que son importantes y con mayor prioridad. Es preferible no encasillarte con el tiempo que le dediques a cada actividad porque sino entonces estarás perdiendo de vista el objetivo real.
Ahora bien, también llegan a haber momentos en que para realizar una actividad necesitas que otra área o persona te proporcione información. Muchas veces pueden hacerte esperar más de lo normal y prácticamente para tu productividad, estos son los llamados tiempos muertos. Estos momentos son los perfectos para aprovechar en realizar algún otro pendiente que se tenga y que es importante. Aunque suene exagerado, es mejor estar preparados cuando sucedan estos tiempos muertos. Hay que verlo como un beneficio porque por lo menos te estás deshaciendo de otros pendientes. También es válido ponerte a leer algo que lleves contigo o que encuentres en línea, pero con el objetivo de incrementar tus conocimientos; procurando que sea algo apegado a tu profesión u otra área de interés.
Ahora sabes que el tiempo perdido no se recupera, por algo se dice que es oro. Te invito a reflexionar en qué ocupas el tuyo y si puedes considerarlo como tiempo de calidad. Y aunque mucho depende de ti, también involucra a otros siendo entonces un trabajo en equipo para lograr actividades designadas como tal. ¿Qué esperas para planear tus actividades y alcanzar tus objetivos?
Señorita, permítame felicitarle por tan excelentes artículos los eh venido leyendo uno a uno en mis «tiempos muertos», y considero por demás muy bien invertidos esos «tiempos».