¿Es Eficiente Comunicarnos Por E-mail?

Pienso que la mayoría de las personas me darían un “sí” inmediato a esta pregunta; pero mi respuesta es: depende.

El correo electrónico se ha convertido en uno de los medios de comunicación más importantes a nivel mundial desde su aparición comercial en 1965. Hoy en día no podemos imaginar el trabajo del día a día sin esta valiosa herramienta; incluso ha afectado nuestra manera de estar conectados con las personas permitiendo conservar amistades a distancia, reencontrar familias y hasta iniciar historias de amor.

Para efectos laborales, la trascendencia de esta herramienta ha llegado a crear servicios como Outlook 365, que te permite estar conectado a los correos de tu oficina los 365 días de año, 24 horas al día con tan sólo tener disponible Internet. Así de trascendente es el papel del correo electrónico en el mundo laboral.

Aunque es parte del ritual diario el «abrir el correo» y revisar qué hay en tu bandeja de entrada, el que sea un hábito no significa que siempre lo usamos de la manera más eficiente. Basada en experiencias personales, y con la mejor intención, me permito compartirles las siguientes recomendaciones para hacer más efectiva su comunicación a través de esta herramienta y evitar, en casos extremos, malos entendidos y roces con otras personas:

1. Ortografía. Aunque parece el consejo de una abuelita, tengan piedad de los ojos que los leen y escriban con organografía impecable, además de que podrán ser percibidos con una mejor imagen de su persona, evitamos malos entendidos, no es lo mismo: “niños, a comer” que “niños a comer”, pues en el último caso muy probablemente seas visto como un caníbal. También los correos electrónicos tienen “tono” y ante eso el corrector automático no podrá hacer nada, sólo nuestro buen uso de puntuación.
2. Lo que quise decir es… Cuántas veces hemos escrito un correo electrónico con prisas pero sin malas intenciones y cuando leemos la respuesta de la otra persona resulta que esta ofendida con nuestras palabras. Un buen tip para evitar este tipo de malos entendidos es leer el correo electrónico completo antes de enviarlo y expresar de manera más cordial nuestros mensajes, nunca olvides las palabras mágicas de todos los tiempos: “gracias y por favor”.
3. Un asunto es otro asunto. El “Asunto” es el espacio donde colocamos el título de nuestro correo electrónico y lo primero que lee nuestro destinatario (después de nuestro nombre), expresar una idea breve y concreta es vital. Si nos urge la respuesta y colocamos en el asunto un “hola” lo más probable es que nuestro destinatario lo lea un día después pensando en que es un amistoso saludo sin urgencia. Por otro lado, si nos extendemos cual carta de amor, el “asunto” no llegará a visualizarse por completo por motivos de espacio y, en el peor de los casos, tu lector lo puede considerar como un spam que jamás leerá.
4. Ir al grano. Nunca olvidemos que el correo electrónico es una herramienta de comunicación. No TODO el sistema de comunicación de nuestro día a día. Las reglas de nettiqueta dicen que un correo electrónico no debe de contener más allá de 42 caracteres, pero lo cierto es que los números varían. Lo más importante es identificar qué tipo de mensaje estamos redactando y a quién va dirigido. Son varios los tipos (memorándums, avisos, convocatorias de reunión, minutas, etc.) pero hay reglas generales que puedes aplicar en todos los casos:
   1. Mensajes cortos, de preferencia utilizando viñetas o tablas para evitar escribir mucho “rollo”.
   2. Los mensajes deben ser muy concretos y deben de decir sólo la información importante, los detalles mejor comentarlos en una reunión.
   3. Organiza pequeños elementos relevantes de información por niveles y dentro de un bloque, cada bloque de información debe tratar de un solo tema para el lector.
   4. Un mensaje conciso que no pierda la atención de nuestro lector debe tener máximo 9 bloques de información.
5. No es lo mismo “ojear” que leer. Así como te esfuerzas en expresar tus ideas de la mejor manera posible, siempre date el tiempo de leer tus correos electrónicos con atención, de principio a fin y comprendiendo el mensaje. “Echar un vistazo” y luego contestar nos deja sin sustentos para escribir un mensaje claro y así comienza la cadena de malos entendidos.

Es mejor ser el que rompe la cadena de la mala comunicación que continuar con ella y prestar mucha atención a lo que leemos y escribimos.

Un último tip que me voy a permitir dejarte aquí es bastante simple pero muy útil: nunca, nunca, por ningún motivo escribas un correo bajo dos circunstancias: en estado de ebriedad o con ira u enojo. Siempre tendremos un nuevo día para volver a empezar y para escribir ese correo electrónico sin alcohol ni adrenalina en nuestro torrente sanguíneo.

Press start!