Siguiendo con la idea de volver a lo básico, me gustaría recordarles que para llevar una adecuada gestión administrativa de un proyecto, pueden seguir 4 simples pasos del llamado «Proceso Administrativo».
Para elaborar una estrategia adecuada, debemos tener las bases de la administración en mente y eso nos ayudará a llevar acabo actividades que vayan dirigidas al logro de nuestras metas organizacionales. El proceso administrativo contiene diferentes pasos, algunos autores hablan de 4, otros hablan incluso de más pasos dependiendo del nivel de detalle que quieren manejar en él. A continuación les describiré los 4 pasos del proceso administrativo básico:
Planeación
Es el punto crítico en el que debemos de establecer los objetivos, metas y dirección que debe tomar el proyecto que estamos administrando. Debemos de realizar pronósticos y contemplar distintos escenarios que podemos enfrentar en el futuro, debemos establecer políticas, procedimientos y métodos de ejecución; un punto muy importante de este paso es que debemos de tratar de anticiparnos lo más que se pueda a todos los problemas que podemos enfrentar.
Organización
Aquí hay de distribuir las tareas derivadas de la planeación entre todas las personas que están involucradas en el proyecto, debemos recordar que la delegación de tareas es sumamente importante y que, un buen administrador, debe de estar consciente de que no va a realizar todas las actividades por sí solo. También hay que tener muy claro quien va a estar realizando las actividades, tenemos que asignar a la persona adecuada para el puesto indicado.
Dirección
Una vez que ya se establecen las actividades a seguir y metas por alcanzar, el administrador debe de llevar a todos los involucrados en la dirección adecuada para la consecución de los objetivos, en este paso debemos resaltar la importancia de la motivación de los involucrados, la comunicación efectiva y de estar retando constantemente a los involucrados para obtener la mayor productividad posible en sus actividades.
Control
La importancia de este paso recae en la revisión constante del progreso en las metas organizacionales, hay que tener en mente las metas siempre y los resultados obtenidos en el pasado en extensiones de tiempo similares, de esta manera podremos evaluar el desempeño y seguir en la dirección adecuada o realizar las correcciones necesarias para lograr estas metas mencionadas.
Recuerden que este proceso es cíclico, una vez que se revisen los avances, hay que volver a planear de ser necesario y luego seguir los pasos nuevamente. Como pueden darse cuenta es algo muy básico y simple, sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, si no se tienen firmes estos pasos puede generarse confusión y se puede perder el camino.
Imagen: ocorpusa.com
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