Nuestra jornada laboral usualmente comienza revisando nuestra bandeja del correo electrónico. Hoy, emprendedor, quiero compartir contigo algunas recomendaciones que me han ayudado a obtener mejores resultados al trabajar con email.
1. Cuando envíes un correo electrónico ten un objetivo real y especifico. Si deseas obtener resultados cuando envías un correo, es importante que antes de hacerlo tengas completamente claro cuál es el objetivo del mismo. Es decir…,
- Espero que mis compañeros de equipo me envíen sus ideas, incluyendo opciones de alojamiento, duración de las sesiones, temas de interés, casos de éxito, opciones de ponentes, propuestas de encargados, y división de actividades para el fin de semana.
Este objetivo puede simplificarse si lo reestructuramos así:
- Recibir de los compañeros de equipo sugerencias para la reunión de planificación al final de la semana.
2. Ayuda a los destinatarios a saber lo que requieres. Si quieres obtener respuestas de gente ocupada, es importante que los ayudes a saber qué es lo que deseas. Si tu necesidad es cumplir con algún entregable en tiempo, especifica el deadline que tiene para recibir la información. Si necesitas un reporte, adjunta ejemplos de lo que requieres; si requieres una opinión, envía a tus destinatarios ideas y utiliza métodos de rápida respuesta que los ayuden a devolver la información lo antes posible.
3. Escribe como si te dirigieras a una sola persona, inclusive si se trata de más de un destinatario. Esta sencilla opción te ayudará a que cada persona sienta que el compromiso es suyo y no de alguien más. Por ejemplo…,
- Si el correo es a tus compañeros de equipo, evitar usar el «todos ustedes» o «todo el mundo», utiliza como opción el «Agradecería tus sugerencias…».
- Si requieres un voluntario, pregunta directamente a la persona en el correo para que ésta sepa que requieres su apoyo.
4. Explica las razones por las que esperas una respuesta. Cuando sea posible, explica en el correo la razón o el beneficio que conlleva el responder el correo. Por ejemplo…,
- En cuanto reciba tu informe podré entregar las cifras finales del reporte de gasto.
- Al recibir tu propuesta, podré integrarla en la próxima publicación de noticias.
5. Utiliza formato en tus correos. Al leer un correo, los destinatarios escanean el contenido para identificar la información relevante. Da formato al correo electrónico utilizando comillas en frases que requieran una acción, como: «Establecer fecha de entrega». Utiliza el subrayado para enfatizar alguna información, por ejemplo: «La fecha máxima es este jueves».
6. Se conciso. Cuando se recibe un correo que es corto pero claro se agradece mucho. Siempre incluye solo la información necesaria, nada extra. Utiliza links para obtener más información o enfatiza en el adjuntado de archivos que proporcionen más información si el destinatario la requiere; evita en lo posible indicar demasiado en el correo.
7. Se cortés. Esa puede ser la diferencia entre el éxito o el fracaso; nunca olvides saludar y agradecer la atención y seguimiento que se da a tu solicitud. Siempre valida que los nombres y cargos sean correctos, y si algún destinatario del correo no te conoce realiza una breve explicación de quien eres.
Seguro que con el uso de estos consejos, obtendrás buenos resultados al trabajar con el correo electrónico. Gran parte de esto tiene que ver con una comunicación efectiva. Cuéntanos tu experiencia.
¡Feliz emprendimiento!
Imagen de Nelson Marques´s en shutterstock
