Es común escuchar en las organizaciones frases como «hay que disminuir los costos», «los costos se están saliendo del presupuesto» o incluso «¿estos conceptos son costos o gastos?». Para llegar a cualquiera de estas conclusiones u otras, es necesario comprender los datos que dan origen a la información con la que se trabaja, para que se puedan tomar decisiones con una base más sólida.
Resultaría común pensar que solamente con aplicar una operación aritmética de todo lo que se vendió menos todo lo que se gastó, sería suficiente para medir el desempeño de la organización. Sin embargo, mientras los costos se puedan llevar a un nivel de detalle mayor, se puede conseguir información mucho más exacta y útil con la que se podrá efectuar un análisis más detallado.
Para tener una idea más clara de cómo impactan los costos en la empresa y la información que nos pueden llegar a proporcionar, hay que partir de un concepto general para llegar a uno más particular. Es por ello que primero hay que imaginar que todas las erogaciones inherentes a la actividad de la empresa comprenden el gran universo. A partir de esta referencia es complicado llegar a cualquier tipo de conclusiones, ya que se podría asemejar a una alberca llena de pelotas de colores, puedes agarrar una, pero en sí no te dice cuántas pelotas de ese color existen.
Si dividiéramos ese universo, tendríamos dos grandes elementos que lo conforman: los costos y gastos. Aunque ambos tienen el mismo efecto de «restar» a los ingresos, cada uno cuenta con características totalmente diferentes. Los costos se pueden definir como aquellos recursos requeridos para producir algo (en este caso, el producto de la empresa). Mientras que los gastos se refiere más a las erogaciones administrativas, aunque siendo necesarias para la operación de la empresa, no intervienen directamente en el proceso productivo.
Continuando con el rubro de los costos, éste se encuentra integrado por tres elementos:
Materia Prima: Son todos los materiales que van a ser sometidos a una transformación física o química, para dar origen a un nuevo producto. La materia prima a su vez se divide en materia prima directa y materia prima indirecta. La diferencia radica en qué tanto podemos identificar y cuantificar el material en el nuevo artículo. Por ejemplo:
– Materia prima directa: Tabla de madera con dimensiones de 60 x 40 cm para fabricar una banca.
– Materia prima indirecta: El barniz empleado en la banca de madera para protegerla.
Mano de Obra: Es el esfuerzo humano que interviene en el proceso de transformar las materias primas en productos terminados. De manera similar como la materia prima, la mano de obra se subdivide en mano de obra directa e indirecta. Nuevamente, la diferencia radica en que la mano de obra directa hace referencia a los trabajadores que laboran en la línea de producción. En el caso de la mano de obra indirecta, se aplica a los supervisores y gerentes de las plantas que tienen la encomienda de asegurar que los trabajadores cumplan con los tiempos, calidad y unidades a producir.
Gastos Indirectos de Fabricación: Son los cargos indirectos al conjunto de costos de fabricación que intervienen en la transformación de los productos y que no se identifican o cuantifican plenamente en la producción del producto. Los rubros que participan en este concepto son los antes mencionados materias primas indirectas, mano de obra indirecta, depreciaciones de maquinaria y equipo, etc.
Como se pudo observar, los tres conceptos antes mencionados derivaron de los costos, ahora se procederá con el caso de los gastos. Se pueden dividir principalmente en tres rubros:
Gastos de Venta: Pueden relacionarse con los gastos relacionados a desplazar y vender el producto como pueden ser gastos de distribución, sueldos y comisiones de vendedores, etc.
Gastos de Administración: Son los gastos que involucran a todo el personal administrativo que participa en la organización.
Gastos Financieros: Estos gastos pueden ocasionarse debido a operaciones con moneda extranjera, intereses por préstamos bancarios, entre otros.
Al conjugar todos estos elementos, se obtiene el costo total del producto. A partir de este dato se puede determinar la utilidad que desea obtener del producto y llegar finalmente al precio de venta.
A continuación se muestra una gráfica con un resumen de lo mencionado anteriormente.
Retomando los elementos del costo, mientras se puede obtener un mayor detalle de cada uno, se puede contar con información más precisa para la toma de decisiones. En el caso de la materia prima, al conocer las cantidades y el costo en el que incurre cada producto, se puede tomar la decisión de modificar la fórmula del producto para disminuir la merma de los materiales, o incluso se puede cambiar de proveedor de la materia prima por otro para disminuir el costo.
En la mano de obra, al conocer el proceso y los centros de costos, se puede hacer más eficiente el proceso disminuyendo los errores y haciéndolo más rápido. Para el caso particular de los gastos indirectos, por lo general se llegan a prorratear en los diferentes productos o líneas de producción, ya que estos se concentrarían en un gran «pool» de costos, debido a que no pueden ser cuantificados plenamente en el producto.
Los costos son una gran herramienta que no solamente nos indican si se tienen utilidades de los productos, sino que también indican qué tan eficientes son los procesos productivos, la calidad de los materiales y trabajadores con los que se está laborando, pero sobre todo, nos da ese soporte clave para que se puedan tomar decisiones más acertadas y sustentadas.
