El día a día laboral puede resultar agobiante ya que solemos recibir actividades de diferentes fuentes y con diversas fechas de entrega; además de que hay crisis que surgen de forma imprevista.
Esto suele ocasionar que nuestras actividades se salgan de control, dejando algunas de ellas de lado para atender las que son consideradas como urgentes y al final del día nos encontramos en un total estado de entropía.
Existe una técnica que nos ayuda a catalogar nuestras actividades en base a cuatro características:
- Muy importante y urgente.
- Muy importante, no urgente.
- No importante, urgente.
- No importante, no urgente.
En el primer lugar de relevancia, tendremos las actividades muy importantes y urgentes. Las actividades en esta zona son básicas e imperantes, su no realización puede repercutir seriamente en la empresa por lo que se les debe dar prioridad principal; por lo general son realizadas por uno mismo debido a su importancia.
En segundo lugar, se clasifican las actividades muy importantes no urgentes; ya que a pesar de que pueden esperar, es básico que se lleven a cabo para que no se conviertan en urgentes. Estas actividades pueden ser esperar en su realización y luego ser delegadas.
En tercer lugar se llevan a cabo las actividades clasificadas en el cuadrante de no importante y urgente, en las que son actividades que se deben hacer urgentemente pero no necesariamente repercuten en la empresa. Estas actividades son eventualmente llevadas a cabo por uno mismo o bien ser delegadas a tiempo para que no se conviertan en muy importante-urgente.
En cuarto plano están las actividad no importante y no urgentes las cuales simplemente no se llevan a cabo o se delegan a quien las califique de importantes o urgentes.
Con esta matriz de importancia/urgencia podemos clasificar, una a una, nuestras actividades y definir a qué darle prioridad y llevar a cabo inmediatamente o en su caso delegar la actividad en su totalidad; llevándonos a ser más productivos con nuestro tiempo y con la calidad de nuestros resultados.
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