Siempre las organizaciones cuentan con objetivos a corto, mediano y largo plazo. La forma en que se puedan alcanzar dichas metas es a través de las diferentes actividades que realizan cada una de las áreas de la organización. Es por ello que si un departamento muestra algún tipo ineficiencia, ésta puede repercutir en alguna otra actividad de otra área y generar un círculo vicioso, cuyo resultado será muy distante al esperado.
Es por ello que es necesario que en los procesos de las empresas, cuenten con una serie de medidas que ayuden a detectar de forma preventiva u oportuna, las desviaciones existentes. Estas medidas son conocidas como controles. Un control puede definirse como los procesos diseñados para proporcionar un grado razonable acerca del cumplimiento de los objetivos de eficiencia y eficacia, generación de información financiera y cumplimiento con la normatividad vigente. En este artículo nos centraremos en los controles enfocados a la generación de información financiera.
Para la identificación y correcta aplicación de los controles, es importante primero definir los procesos de un negocio por ciclos. Por ejemplo, se cuenta con un ciclo de Inventarios, y en dicho ciclo se hace mención de todas las actividades referentes a la entrada y salida de mercancía a los almacenes. A su vez, este puede estar conectado con otro ciclo, como puede ser el de Compras, en el cual se detalla la persona que emite una orden de compra para la adquisición de mercancía, hasta que ésta entra al almacén.
Las funciones de los controles podría catalogarse en una primera instancia para evitar y/o detectar fraudes. Un ejemplo cotidiano pudiera resultar el que una persona sea la que cuenta con firma para la expedición de cheques y al mismo tiempo, sea quien los autoriza. En este caso se puede detectar que no existe una adecuada segregación de funciones, ya que esto debe de ser ejecutado por dos personas distintas. Otro propósito de los controles es el de asegurar que las cifras que se muestran en los estados financieros, sean las correctas. Una medida común para efectuar dicha actividad, es la de realizar conciliaciones. De esta forma, en caso de que existiera un algún error, al comparar dos fuentes distintas de información, resultaría más sencillo encontrar la discrepancia.
Otras dos objetivos de los controles, son los de totalidad y exactitud. Esto quiere decir, en el caso de totalidad, que al revisar las facturas de ingresos de una empresa, se examinen todas y cada una para identificar si no cuentan con algún tipo de error. A su vez, en el caso de exactitud, al inspeccionar todas las facturas, se verifica que todos los datos como son los precios, descuentos, impuestos, entre otros, sean los importes correctos.
Los controles son una medida efectiva para contrarrestar alguna deficiencia existente, o en su caso, la de asegurar que la información con la que se está trabajando es la correcta. En el siguiente artículo, hablaré sobre uno de los fraudes corporativos más importantes en la historia. A raíz de este incidente, la normatividad tuvo que cambiar en los Estados Unidos, y a su vez, tuvo repercusión en el resto del mundo.
¿Tienes idea de qué corporación es la antes mencionada? ¿Consideras los controles como un medio efectivo para detectar fraudes?
