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Ahora que ya sabes lo necesario para desarrollar y mantener una ventaja competitiva; vamos a darnos un espacio nuevamente a darle un vistazo a un tema sencillo. Ya en una ocasión anterior se había tocado el tema del proceso administrativo que bien conoces: Planear, Organizar, Dirigir y Controlar (Ver aquí).
El CONTROL es una de las etapas más importantes porque es algo que se tiene que hacer de manera continua. Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para restablecer medidas correctivas necesarias. Para lograr un buen control se deben de seguir los siguientes principios:
- Equilibrio: donde debes de establecer mecanismos de verificación.
- De los Objetivos: tomando en cuenta que el control es un medio y no un fin.
- De la oportunidad: para que se aplique antes de que se efectúe el error.
- De las desviaciones: para conocer las causas que las originaron.
- Del Costo: que representa tiempo y dinero.
- De la función controlada: para señalar que la persona o función no esté involucrada con la actividad a controlar.
Básicamente existen 2 tipos de control, los que son preventivos porque están destinados a disminuir errores como lo son los reglamentos, normas y procedimientos. También están los que son correctivos porque son los que eliminarán ciertas conductas y resultados indeseables que casi siempre se presentan en cambios.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de Control? Primero se deben de establecer estándares, un modelo o guía base en la cual se efectuará el control. Después debes de medir los resultados, para definir de acuerdo a los que tomarás como estándares. Luego es la corrección para llevar a cabo la medida correctiva en relación entre la planeación y el control. Finalmente se hace una retroalimentación para analizar la información obtenida y ver qué se puede ajustar del sistema administrativo.
¿Con qué periodicidad se debe llevar a cabo el control? Para un desarrollo efectivo del tiempo de tu empresa se debe realizar: un control preliminar que se lleva a cabo antes de realizar las actividades. Un control concurrente que se puede hacer de manera simultánea con las actividades. O un control posterior, que se realiza después de haber realizado las actividades planeadas.
¿Qué herramientas y técnicas de control existen? Para llevar a cabo el proceso de control, el administrador puede utilizar las siguientes herramientas:
- Sistemas de información: como la Contabilidad, Auditoría administrativa y Financiera, Presupuestos, Informes y Reportes, Escritos, Computadoras, etc.
- Gráficas y diagramas: como los procedimientos o el proceso Hombre-Máquina.
- Estudio de métodos: manejo de tiempos y movimientos.
- Métodos Cuantitativos: camino crítico o CPM, investigación de operaciones, estadísticas y cálculos probabilísticos.
- Control interno: será la manera en la cual verificarás los resultados con las cabezas de cada área, con el fin de verificar la común unión entre éstas.
- Programas: para analizar las actividades por tiempos o eventos; y por lo tanto, planear proyectos a futuro.
El llevar a cabo actividades de control te beneficiará en muchos aspectos. Habrá una mejor delegación de tareas y un mejor trabajo en equipo. No sólo se creará una mejor calidad en tus procesos, actividades, y productos, sino que también estás agregando valor. Y adivina a qué contribuye todo esto… así es… ¡A lograr y mantener una ventaja competitiva!
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