Cuándo hablamos de riesgos, generalmente solemos pensar es esas cosas negativas o amenazas que se pueden presentar a lo largo del proyecto. Pero ¿siempre son malos? La respuesta es no. Según Rita Mulcahy, un riesgo es todo aquel posible evento que puede impactar un proyecto.
En la administración de proyectos, el análisis de los riesgos incluye aquellas oportunidades que se pueden presentar durante el trabajo, las cosas que pueden salir bien y las cosas negativas que podrían convertirse en un factor de fracaso si no estamos alerta de ellas.
La gestión de riesgos es un proceso complejo que incluye planes de identificación y acción para permitir a las organizaciones adelantarse a los escenarios posibles cuando se dirige un proyecto. Hoy en día, las organizaciones tienen áreas encargadas del seguimiento y administración de peligros, ya que son consideradas áreas piezas clave para garantizar el éxito.
Durante un curso de administración de riesgos comprendí por qué es necesario llevar a cabo esta tarea y quiero compartirte mis conclusiones. La identificación de riesgos…
- …es una tarea que le permite al equipo realizar un análisis de las implicaciones del proyecto y, además, aportar su conocimiento y experiencia durante el proceso de gestión de riesgos.
- …permite identificar a los stakeholders del proyecto y comprender su participación en el mismo.
- …puede ayudar en el control de costos, ya que se está alerta de los niveles de gastos a lo largo del proyecto.
- …permite tener un plan de acción para sacar el mejor provecho de ellos al identificar las oportunidades que el proyecto puede otorgar y en caso de que éstas se materializaran.
- …da la posibilidad de tener un plan de mitigación que ocasione un impacto mínimo en el proyecto, esto tras identificar las amenazas con mayor posibilidad de ocurrir y en caso de que se materializaran.
- …permite identificar aquellos que pongan en peligro el proyecto y por lo tanto, se debe estar alerta de que no se materialicen.
Como emprendedor es posible que no podamos contar con un departamento completo de administración de riesgos. Lo que sí es posible es garantizar la administración de los mismos a través de las siguientes acciones:
- Siempre que inicies un proyecto dedica un tiempo para la identificación de riesgos. Utiliza con el equipo, técnicas como la lluvia de ideas o el análisis de efectos de situaciones o proyectos pasados que permitan identificar aquellas situaciones buenas y malas que el proyecto puede traer.
- Identificación de verdaderos peligros. Para evitar que el ejercicio de riesgos se convierta en la oportunidad de ser negativo y pesimista con el proyecto, es importante que le solicites al equipo que también identifiquen riesgos positivos del proyecto, por ejemplo: «El proyecto puede atraer a dos jefaturas de carrera de la universidad que requerirán nuestros servicios». De igual forma es importante que realicen un análisis para establecer de forma correcta un riesgo. Esto lo puedes lograr utilizando la técnica de Causa-Riesgo-Efecto, donde a los riesgos identificados se agreguen la causa del riesgo y el efecto que el mismo puede ocasionar en el proyecto o en la organización.
- Categoriza los riesgos. Una vez que tengas la lista de riesgos, debes establecer una categoría por cada uno. Esta categoría consiste en indicar el impacto que el riesgo puede tener en niveles alto, medio y bajo.
- Identifica los disparadores de cada riesgo. Esto es la identificación de señales que te digan que el riesgo está por materializarse o que te indiquen que ya ocurrió, y añádelos a la lista junto con los riesgos.
- Documenta. Una vez que tengas identificados los riesgos, con su estructura causa-riesgo-efecto, categorizados y con sus disparadores identificados, mantén la información en un documento que compartirás con todos los miembros del proyecto.
- Seguimiento. Establece los periodos de tiempo en que debes hacer revisión de la lista para validar si algún riesgo se ha materializado o está evidente algún disparador. Esto permitirá realizar acciones concretas para sacar el mejor provecho de los riesgos a los que se está expuesto.
¡Saludos y feliz emprendimiento!
Fuente: Risk Management, Rita Mulcahy, RMC Publications, Inc.
