En el entorno empresarial actual cada vez más empresas y organizaciones se plantean fórmulas para reducir los gastos de back-office y, de este modo, mejorar la productividad del personal. El uso del papel, por ejemplo, en los procesos de facturación, es uno de estos procesos que muchas empresas se están planteando eliminar. El enviar las facturas a través de correo electrónico en archivos PDF es un primer paso, pero no es la solución al problema. En las siguientes líneas le daremos una serie de consejos para reducir el consumo de papel en su organización.
La hoja de ruta para Paperless.
La primera pregunta que debe hacerse es: ¿Hasta dónde puede llegar mi empresa sin papel? ¿Y cómo hacerlo?
En este aspecto existen muchos enfoques que comprenden diferentes factores como, por ejemplo, la naturaleza de su negocio, la diversidad o el número de proveedores que tenga. Sin embargo, contratando una empresa de conservación de documentos todos estos factores que hacen oscilar los costes se simplifican, ganando en tiempo y eficiencia de sus trabajadores.
Las empresas de conservación de documentos, además, les dan un servicio de envío de facturas a proveedores a través de procesos automatizados. No existen las restricciones de formatos y un equipo de on-boarding atiende a sus proveedores. Esto significa que usted ahora podrá recibir el cien por cien de sus facturas de manera electrónica, sin necesidad de implantar nuevos recursos por parte de su organización. Para sus proveedores de menor volumen, estas empresas también ofrecen un servicio de facturación seguro y rápido.
En definitiva, si usted esta pensando tomar la decisión de subcontratar este servicio, debe saber que le hará reducir los costos y liberar a personal y recursos. Estas empresas les pueden proporcionar un servicio integral para prácticamente cualquier proceso de pago, almacenamiento y seguridad de sus documentos, haciendo que la productividad de sus trabajadores se centre en crear más valor para su empresa y para los proyectos a los que ésta se dedica.
Estas recomendaciones, aunque parezcan obvias, nos son seguidas en muchas ocasiones. Así que le invitamos a seguir estos sencillos consejos y verá como ahorraran en espacio, tiempo y dinero.
Colaboración: Alejandro Fernández | Iron Mountain
