Si además de crear un nuevo producto o desarrollar una gran invención, quieres hacer un gran negocio y convertirlo en una gran empresa, debes conocer el PDCA. Sus siglas equivalen en inglés a: Plan, Do, Check, Act, y han sido adaptadas al español como PERA: Planear, Ejecutar, Revisar y Ajustar.
El PDCA es un ciclo de gerenciamiento para la mejora y el control.
El PDCA de mejora se caracteriza por el Plan; siempre que se necesita mejorar algo o iniciar algo nuevo, debe iniciarse con un plan.
Para el PDCA de control o mantenimiento, que no busca crear algo nuevo sino mantener un proceso controlado, tenemos que cambiar la P de plan por la E de Estándar. EDCA: siempre que se requiere repetir una serie de actividades, es conveniente desarrollar un estándar. Para que exista gerenciamiento tienen que cumplirse las cuatro etapas, sin excepción.
PDCA de mejora
1. Primera fase: Plan. Significa tener un objetivo, una meta y un método.
- Objetivo es la dirección a seguir: Elevar ventas, bajar costos, reducir desperdicios.
- Meta es cuantificar el objetivo, es decir, está muy bien querer elevar las ventas, pero ¿cuánto y además para cuándo?
- Método es el camino establecido para lograr las metas u objetivos.
Es muy importante que en la etapa de planeación sean involucrados los que ejecutarán el plan, ya que no solo se sentirán realmente comprometidos al ser tomados en cuenta, sino que sus contribuciones serán muy valiosas. Las aportaciones que hace el nivel operativo siempre complementarán al nivel directivo, pues sus puntos de vista son diferentes. La postura de jefes autocráticos que piensan que ellos son los únicos que pueden hacer un plan y que los subordinados sólo saben seguir órdenes, es totalmente obsoleta.
2. Segunda fase: Do. Es en esta etapa cuando los colaboradores que van a ejecutar un plan son entrenados.
A partir de este punto, se inicia la implementación. Cuando los colaboradores participan en la fase de planeación, el entrenamiento es fácil y efectivo. «No se puede implantar un método efectivamente sin que los colaboradores conozcan el plan. Con frecuencia se observa que los directivos de la empresa elaboran los planes de la organización y posteriormente únicamente dan órdenes a sus subordinados acerca de lo que ellos deben hacer; no es extraño que el desempeño de éstos sea pobre, considerando el limitado conocimiento que tienen del proyecto».
3. Tercera fase: Check. Este es el momento de verificar si el plan ha sido cumplido conforme fue planeado. Es importante revisar con base en hechos y datos, lo cual genera confiabilidad en lo que se está haciendo. La diferencia entre lo que fue planeado y lo real, es decir, lo que falta en la práctica para lograr el resultado, es lo que se denomina problema, y son encontrados en esta fase del ciclo.
Debe implantarse un sistema de revisión sistemático que permita advertir a tiempo si hay desviaciones, para poder actuar y ajustar en la siguiente etapa.
La etapa de revisión tiene un valor adicional al antes mencionado, y es que a través de los chequeos que los directores y gerentes realizan, están también diciéndole a sus colaboradores qué es lo importante para ellos. Así, revisando sistemáticamente lo que es importante para ellos, podrán orientar los esfuerzos de toda la compañía e incluso generar la cultura organizacional deseada.
4. Cuarta fase: Ajustar. Esta fase es muy importante. Ningún plan es perfecto, por lo que para lograr el objetivo final es necesario ir haciendo las correcciones necesarias en tanto avanza la revisión.
Solamente removiendo las causas de los problemas se logrará lo que fue planeado.
La característica de esta fase es la acción. En ésta, las empresas presentan con frecuencia dificultades, a causa de la tendencia negativa para no llevar hasta sus últimas consecuencias los planes realizados y posponer las acciones necesarias para alcanzar las metas. Con frecuencia no se da el énfasis necesario a las etapas de revisión y ajuste, y se rompe el ciclo que debe ser concluido en esta fase, para iniciar nuevamente un ciclo con la etapa de planeación.
Este mismo ciclo que ha sido descrito para hacer una mejora y que inicia con un plan, se puede usar para lograr el control de algo o para mantener un nivel ya alcanzado. Como dijimos anteriormente, en la fase P de planear, el plan debe ser sustituido por un estándar. Un estándar será la descripción de lo que debe ser hecho en la etapa D y lo que servirá de referencia para hacer los chequeos y ajustes.
En México y toda Latinoamérica hay mucha creatividad, grandes ideas, y mucho entusiasmo. Estos ingredientes esenciales se les debe sumar la disciplina y los sencillos métodos administrativos para que más emprendedores alcancen el éxito.
Un querido amigo mío, el Dr. Carlos Andriani de Brasil, lo dice con estas palabras: “Hay que recordar que la gente de las culturas latinoamericanas tienen mucha iniciativa pero poca acabativa”.
Autor: Mauricio Rodríguez Martínez; Lajapyme
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